Dicen que el tiempo lo cura todo, pero ¿quien cura la falta de tiempo? 

De seguro alguna vez te habrás preguntado cuál es el secreto que tienen aquellos que gozan de tiempo para todo. Esos, que tienen tiempo para hacer ejercicio a las 5 am y terminan su día con una buena dosis de lectura.

Pues déjame decirte que la respuesta está en la planificación, un hábito que puede ahorrarte dolores de cabeza, potenciar la salud mental, disminuir el estrés, aumentar la productividad, y si, darte tiempo para consentirte y disfrutar con quienes más amas.

¿Suena ideal no? ¿pero cómo arrancamos? En este blog, Revelio te Revela 10 tips que puedes aplicar para ganarle tiempo al tiempo:

1. Lluvia de tareas:

Lista todas las tareas que se te vengan a la mente sin filtrar por categorías. En esta lista pueden estar juntos, todos esos pendientes que tienes de tu  trabajo, tus sueños personales, tu salud física y mental, los libros que quieres leerte, los temas en que quieres capacitarte y hasta los recibos que debes pagar, porque no nos digamos mentiras, a todos nos han cortado alguna vez un servicio porque “se nos pasó”.

Para hacer esta lista, que puedes repetir a diario, puedes utilizar un planner, un cuaderno que tengas guardado o una herramienta digital como “trello”. 

Sacar esos postits mentales y organizarlos sobre un checklist, te permitirá amasar el volumen real de tus tareas, organizarlas según su orden de prioridad y abandonar esa odiosa noción de “tengo tanto que hacer y no sé por dónde empezar”.

2. Deadline:

Después de hacer tu checklist de tareas, vas a poner a cada una una fecha límite, ¿Cuándo debería estar esta tarea terminada? ¿Cuándo debo entregarlo?

Recuerda ser tremendamente específic@, sí podemos apuntar nuestra brújula de deadline o fecha límite con horas a bordo mucho mejor.

Ejemplo deadline asertivo: 30 de marzo a las 4:00pm

3. Agenda tus tareas en google calendar:

Una vez tengas los deadlines, ubica las tareas en tu calendario de google, o tu calendario favorito, así podrás determinar con franqueza cuales son las tareas de próxima entrega y por cuales en definitiva, debes arrancar.

4. Planea tu semana con Importante vs urgente:

Recuerda trabajar esta matriz con las tareas de la semana, puedes guiarte con la información consignada en los siguientes recuadros.

5. Planea tu día por bloques de tiempo:

Una vez tengas el orden de prioridad de tus tareas semanales, organiza tu día por bloques de tiempo. 

Aquí es muy importante que ubiques en el planeador diario (8am a 7pm) las tareas que vas a desarrollar con su duración tentativa.

 Recuerda agendar primero las que escribiste en el recuadro de “urgente e importante”, seguido de “importante no urgente”, y por último, “urgente no importante”.

Te preguntarás qué hacer con las tareas “no importante no urgente” y la sugerencia es que las delegues a alguien más o las pospongas para un nuevo espacio. 

6. Sincroniza tu celular y smartwatch, con google calendar:

Al tener sincronizada tu agenda de drive con la de tu celular, podrás acceder a las alarmas y recordatorios de tus tareas, citas, eventos y fechas importantes, “ya no vas a olvidar ni un cumpleaños”.

7. Técnica pomodoro:

Cuando ya tengas ubicadas tus tareas diarias en bloques de tiempo, puedes hacer uso de la técnica pomodoro 4x25, en donde se propone que durante 25 minutos te concentres en una sola tarea y te olvides del correo, el celular, el teléfono y todo lo que pueda distraerte (si alguien te necesita urgente puedes avisarle para que no se preocupe). 

Pasados estos 25 minutos, tendrás 5 minutos para levantarte y estirar, responder correos, devolver llamadas, servir agua, comerte un snack o entrar al baño.

La idea es que repitas este proceso 4 veces, o las que consideres necesarias, para poder darle un foco atencional a tu mente, y que de esta manera, nos olvidemos de la procrastinación.

8. Planea en la noche tú día siguiente:

Deja listo tu planner en la noche anterior, haz el checklist de tareas y su ubicación en bloques de tiempo, esto hará que al día siguiente tengas despejado el terreno y te sientes a trabajar sin presión ni estrés.

9. Olvida el multitasking:

Tenemos el constructo colectivo de que el “multitasking” nos hace más productivos y competentes, sin embargo, ya se han visto las consecuencias de su malintencionada fama.

No concentrarte en una actividad a la vez, hace que tengas esa sensación de exceso de trabajo y poco avance, además de atentar contra tu salud mental, incrementar tu estrés, ansiedad, y llegar al peor de los escenarios, “burnout” o síndrome de estar quemado.

Es por esto que no ser un siete oficios, te ayudará a estar más tranquilo, sentir que todo está bajo control, tener espacio para dedicarte a ti y a los que amas, y en definitiva, ser más productivo.

10. Dedica un día para recargarte:

Elige un día a la semana para descansar y realiza actividades que te generen placer, escribe, mira una serie, haz videollamada con tus amigos, duerme, hazte un spa en casa u organiza tu entorno. Puede ser el sábado o el domingo e incluso los dos si te organizas bien, pero el descanso es fundamental para poder arrancar tu semana con toda la actitud, ser productivo y alcanzar tus sueños, que como bien decía Viktor Frankl son más una cuestión de hecho, que de fe.

Jessica Rueda Castro

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